Een duwtje in de rug

Fondsenwervende evenementen zijn hot! Jaarlijks zien we het aantal evenementen in Nederland fors toenemen. Sommigen daarvan hebben een geweldige opbrengst, bij anderen valt het soms wat tegen.

Fundraiser Online heeft samen met Kentaa (voorheen Mobillion) een analyse gemaakt van een serie van fondsenwervende evenementen om te bepalen wat de succesfactoren van een goed evenement zijn. Wat mag je verwachten en hoe kan je de opbrengsten substantieel verbeteren?

Vandaag het derde deel in de serie: De onvermijdelijke campagne dip...en hoe je daar veel meer uithaalt!

De 3 fasen van een evenement

Een fondsenwervend succesvol evenement organiseren valt of staat met planning en structuur. Ieder onderdeel van het evenement vraagt om eigen, specifieke accenten om tot een optimaal resultaat te komen.

Daarbij worden gedurende het fondsenwervende proces rondom een evenement drie fasen onderscheiden, zoals onderstaande grafiek duidelijk laat zien:



In eerdere posts is al aandacht besteed aan een goede start van een evenement en hoe je een evenement succesvol afsluit. In deze post besteden we aandacht aan het deel dat het meest onderschat wordt, de tussenliggende engagementfase. Het Kentaa platform biedt daartoe veel informatie, die we ook nu weer gebruikt hebben voor deze inzichten.

Iedere campagne kent een dip!

Na een goede start zakken de dagelijkse opbrengsten altijd in. De campagne door een dalletje. Dat is een normaal verschijnsel en dus niets om je zorgen over te maken.

Maar...hoe diep laat je het dal worden? Is het een greppel of een ravijn?

Het is de periode waarbij de deelnemers aan het evenement zich weliswaar voorbereiden, enige activiteit ontplooien, maar toch vooral denken: 'Het is nog ver weg. Ik heb nog alle tijd!'

Niets menselijks is hen vreemd, maar dat wil niet zeggen dat je er zelf ook zo mee moet omgaan. Je kunt niet achterover leunen, want er is ook in deze periode veel dat je moet doen om het eindresultaat van je campagne te optimaliseren.

Communicatie

Voorbereiding is alles! Bereid je communicatie voor deze periode dan ook goed en tijdig voor. Het heet niet voor niets 'engagement'-fase. Dat lukt je niet door radiostilte!
  • Door voor de lancering van het evenement reeds je e-mail momenten en sociale media momenten in te plannen en waar mogelijk voor te bereiden, kan je in een drukke periode veel communicatieve activiteiten gestructureerd afhandelen. 
  • Een blog is een erg handige tool om relevante informatie en nieuws met alle betrokkenen, maar vooral met de deelnemers, te delen. Het is de meest efficiënte manier om veel mensen te bereiken met dezelfde informatie.
  • Is snelheid belangrijk? Denk ook eens aan een WhatsApp groep!
Identificatie en segmentatie van de diverse groepen deelnemers.

Sommige informatie is niet voor iedereen gelijk. Dat geldt vooral voor de wijze waarop je deelnemers benadert over hun fondsenwervende resultaten.

Uitgangspunt is dat wanneer mensen zien dat het 'gemiddeld wel goed gaat' en ze niet persoonlijk aangesproken worden op hun eigen -achterblijvende- resultaten, ze weinig noodzaak voelen om actief te worden.

Het eerste wat na de start, aan het begin van de engagement-fase daarom moet gebeuren, is het segmenteren van deelnemers. Niet iedereen is hetzelfde, dus moet je ook niet iedereen hetzelfde willen behandelen.

De inactieve deelnemer

Dat begint met het onderscheid tussen 'actieve' en 'inactieve' deelnemers. Oftewel, bij wie vinden er al donaties plaats en bij wie nog niet?

Je start vervolgens bij de inactieven met een 'activatieprogramma'.

De 'inactieven' kan je het best van informatie voorzien door middel van 'tips & tricks' e-mails. Doe dat niet in één contact, maar verzend regulier, bijvoorbeeld één of twee keer per week, een mail. Op die manier blijf je er wel de aandacht op vestigen, maar overdonder je hen niet met een lading informatie.

Tip: Meld in iedere mail het (afnemende) percentage 'inactieven'. Degenen die nog altijd niets gedaan hebben voelen zich dan 'schuldig over hun luiheid', en zullen de druk voelen om ook aan de slag gaan.

De beperkt actieve deelnemers

De groep actieve deelnemers (één donatie of meer)  verdeel je verder.

Om te beginnen de groep met een zeer beperkt aantal donaties. Feliciteer hen meteen! Maak ze bewust van die eerste donatie(s), stimuleer het enthousiasme en geef hen de tip mee om hun donateur(s) te bedanken! Ook hen kan je vervolgens de wekelijkse  'tips & tricks' toesturen, maar stel hen communicatief niet gelijk aan 'inactieven'!

Tip: Meld hen de huidige 'gemiddelde bijdrage per deelnemer'. Die is voor deze deelnemers hoger dan hun eigen huidige stand en daarmee zet je alweer op subtiele wijze een 'tussentijdse doelstelling'.

De actieve deelnemers

Deze groep is goed aan de slag gegaan, weet hoe het moet en wat er verwacht wordt, en dient vooral gestimuleerd te worden door inhoudelijke verhalen (voeding voor hun eigen inspanningen), en reguliere campagne updates. Het cruciale woord daarbij is 'wij'. Samen werken we aan iets moois, behandel hen als gelijken, ze zijn deel van 'het team'.

Tip: Stuur hen tussentijds eens een videoboodschap van een ambassadeur, een directeur o.i.d. om hen nog eens te bevestigen hoe geweldig hun acties zijn en hoe belangrijk hun bijdragen aan de gezamenlijke doelstelling!

De toppers

De vierde groep zijn de beste, meest succesvolle, fondsenwervers. Dit zijn je helden. Ze zijn vooral belangrijk omdat ze een voorbeeld zijn voor andere deelnemers. Benader hen persoonlijk en vraag ze om hun persoonlijke 'tips & tricks' en hun succesverhalen, zodat je die namens hen kan delen met andere deelnemers.

Tip: Denk vooral na hoe je hen een prominente rol kan geven in de campagne. Ook zij kunnen bijvoorbeeld een videoboodschap inspreken voor andere deelnemers, maar een ander goede idee is het tijdelijk overdragen van het beheer van de sociale media van de campagne (Twitter account, Facebook pagina etc.) aan zo'n topper.

Goede ideeën

Naast de gerichte, gepersonaliseerde communicatie, hebben we in de afgelopen jaren nog veel meer goede ideeën voorbij zien komen:
  • De tijdelijke donatieverdubbelaar: Deze dag/week verdubbelt bedrijf X alle online donaties. Dus deelnemers...grijp je kans! Vraag je donateurs om een (extra) donatie!
  • Incentives: Iedere week ontvangt de deelnemer met de hoogste weekbijdrage...een speciaal T-shirt, een knuffel, een meet-and-greet met onze ambassadeur, of veel andere kleine beloningen.
  • Challenges voor deelnemers: Geef deelnemers een uitdaging, bijvoorbeeld 10 donaties van 10 euro in 10 dagen. Zowel voor deelnemers als donateurs heel overzichtelijk!
  • Melden van (bijna bereikte) tussentijdse mijlpalen in de campagne. 
  • Begin vroegtijdig met aftellen naar de datum van het evenement. Juist ook in e-mails. Het vergroot de 'sense of urgency'.  
Heb je nog meer goede tips? Voeg ze toe in de comments!

Opmerking: Bovenstaande grafieken zijn de echte resultaten van evenementen van Nederlandse goede doelen in de afgelopen maanden. Organisaties en evenementen zijn bij Fundraiser Online bekend.  


 

Heb je Fundraiser Online al bezocht op Facebook?
Op mijn Facebook pagina vind je nog veel meer interessante informatie voor fondsenwervers!

Follow Me on Facebook

Volg Fundraiser Online ook op Twitter
Follow FundraiserOnl on Twitter

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen