Een succesvolle eindsprint!

Fondsenwervende evenementen zijn hot! Jaarlijks zien we het aantal evenementen in Nederland fors toenemen. Sommigen daarvan hebben een geweldige opbrengst, bij anderen valt het soms wat tegen.

Fundraiser Online heeft samen met Mobillion een analyse gemaakt van een serie fondsenwervende evenementen om te bepalen wat de succesfactoren van een goed evenement zijn. Wat mag je verwachten en hoe kan je de opbrengsten substantieel verbeteren?

Vandaag het tweede deel van de serie: De laatste loodjes...

De fasering van een evenement

Een fondsenwervend succesvol evenement organiseren valt of staat met planning en structuur. Ieder onderdeel van het evenement vraagt om eigen, specifieke accenten om tot een optimaal resultaat te komen.

Daarbij worden gedurende het fondsenwervende proces rondom een evenement drie fasen onderscheiden, zoals onderstaande grafiek duidelijk laat zien:


In een eerdere post is al aandacht besteed aan een goede start van een evenement. Nu aandacht voor de eindsprint, geconcentreerd in de laatste week voor het plaatsvinden van het evenement. Kentaa, het platform van Mobillion biedt daartoe veel informatie, die we gebruikt hebben voor deze inzichten.

Oogsttijd

Onderstaande grafiek toont het donatieverloop van een traditioneel evenement, zoals dat eerder dit jaar plaatsvond.

Het laat duidelijk zien dat de donaties gedurende maanden binnendruppelen. In de laatste weken stijgt het donatievolume echter fors. De inkomsten van de laatste twee weken bedragen 45 % van de totale inkomsten, bijna evenveel als het resultaat van de 5 voorafgaande maanden.


Dat verloop is niet zo vreemd en mag ook verwacht worden, immers...
  • Veel evenementen vergen een prestatie en donateurs voldoen hun donatie pas als de prestatie daadwerkelijk volbracht is.
  • Participanten hebben de neiging zich fondsenwervend harder in te spannen naarmate het evenement nadert. Door de voorbereiding (het trainen) is het evenement ook automatisch meer top-of-mind.
  • Veel organisaties besteden in die laatste fase ook substantieel meer aandacht aan het door hen georganiseerde evenement. Tot die tijd verdelen medewerkers hun aandacht tussen veel meer fondsenwervende inspanningen. Het evenement is immers niet hun enige activiteit.
Bovenstaande curve geldt dan ook als een 'normaal verloop'. De laatste twee weken worden dan ook wel aangeduid als de 'oogsttijd', het moment om de inspanningen die eerder geleverd zijn te gelde te maken. 

Succes verblindt?

Toch is er in deze fase nog veel te winnen!

Juist omdat de inkomsten bijna autonoom toenemen en de vermoeidheid van de achterliggende inspanning om het evenement organisatorisch tot stand te brengen ook haar intreden doet, vinden fondsenwervers het vaak 'wel goed zo'.

En daarmee laten ze heel wat potentiële inkomsten liggen!

Kijk eens naar de onderstaande curve. Hier zien we een recent evenement waarbij de laatste dagen nog wel een 'extra impuls' aan de fondsenwervende inspanning gegeven is.

Een speciale actie voor de laatste dagen, gecombineerd met een TV optreden, zorgde ervoor dat de inkomsten in de laatste twee weken opliepen naar bijna 60% van de totale inkomsten!


Wat kan je doen? 

Hoe zorg je er nu voor dat je de opbrengsten van de laatste dagen optimaliseert?

Het begint, hoe kan het ook anders, met tijdig plannen! Ook dit heeft voorbereiding nodig:
  • Creëer een 'communicatief crescendo'. Zorg dat je in die laatste fase zichtbaar aanwezig bent in zoveel mogelijk media, zodat je als organisatie de fondsenwerving van je participanten vereenvoudigt. Niet alleen je eigen media, op je website, sociale media kanalen en via e-mail, zijn daarbij belangrijk, maar zeker ook massamediale inzet. Denk daarbij ook aan persberichten en nodig de pers actief uit aanwezig te zijn.
  • Verzamel in de voorgaande fase aansprekende, emotionele en ontroerende verhalen van deelnemers. Bewaar die en zet ze nu pas in! Je hoeft niet altijd alles meteen weg te geven en juist op dit moment draagt het extra bij en ondersteunt het je nieuwswaarde.
  • De groei gaat nu hard. Communiceer regelmatig de stand van zaken, pas die ook met grote regelmaat aan. Betrokkene zien dan de groei. 
  • Extrapoleer naar de verwachte uitkomst en zet een ambitieus einddoel. Pas je doelstelling op de website dan ook aan! Dit stimuleert alle betrokken tot het zetten van nog een laatste extra stapje...
  • Focus je communicatie richting deelnemers op de meest actieve fondsenwervers. Juist zij zijn in staat om de aangereikte extra tools om te zetten in daden!
  • Probeer een 'fondsenwervend-evenement-in-een-evenement' te ontwikkelen. Een speciale actie met een extra doelstelling voor de laatste dagen. 
  • In de algemene publiekscommunicatie draait nu alles om donaties. Die communicatie moet nu volledig donatiegericht zijn. 'Zo kan je bijdragen/doneren/helpen'....Geen omwegen, geen inhoudelijke uitleg over het evenement of meerdere vormen van 'in actie komen' aanbieden, zoals bijvoorbeeld op het laatste moment vragen om extra vrijwilligers.
  • Monitor de fondsenwervende inspanningen van deelnemers, stimuleer hun creativiteit en verspreid snel hun goede ideeën. Andere deelnemers hebben er juist nu aandacht voor.
  • Blijf werven tot het allerlaatste moment, ook op de dag zelf, zowel in algemene communicatie als op de locatie van het evenement. 
  • Huldig je beste wervers of het evenement. Bied hen de mogelijkheid om hun positie ten opzichte van andere deelnemers, zelfs op de laatste dag, nog te verbeteren!
  • Leg getuigenis af! Maak opnames, zet een livestream op je website (met een grote donatieknop ernaast!) zodat ook zij die wel betrokken waren, maar niet aanwezig konden zijn, een mogelijkheid hebben om de sfeer te proeven.
  • En tot slot...geef deelnemers een visueel aantrekkelijk, liefst persoonlijk, bewijs van hun deelname. Dit is deels als dank bedoeld, maar indien het ook iets is dat toonbaar is aan hun donateurs, biedt het achteraf nog een extra mogelijkheid om te communiceren... en om een aller, allerlaatste bijdrage te vragen!
Effectief oogsten wat je gezaaid hebt is belangrijk voor een optimale opbrengst. Een boer laat z'n gewassen immers ook niet afsterven op het land! Die weet na een jaar verzorgen van z'n zaaigoed maar al te goed wat de winst van de laatste paar procenten kan zijn... 

Heb je meer goede ideeën? Vul ze aan in de comments!

Opmerking: Bovenstaande grafieken zijn de echte resultaten van evenementen van Nederlandse goede doelen in de afgelopen maanden. Organisaties en evenementen zijn bij Fundraiser Online bekend. 

 

Heb je Fundraiser Online al bezocht op Facebook?
Op mijn Facebook pagina vind je nog veel meer interessante informatie voor fondsenwervers!

Follow Me on Facebook

Volg Fundraiser Online ook op Twitter
Follow FundraiserOnl on Twitter

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen